A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em setembro de 2020, mas somente em agosto de 2021 suas sanções passaram a valer. As regulamentações trazidas pela LGPD buscam a proteção dos direitos de liberdade e privacidade por meio de normas a serem seguidas por empresas e governos que coletam e tratam dados pessoais (nome, CPF, RG e etc) e/ou dados sensíveis (biometria, religião dentre outros), conforme dispõe o art. 5º, incisos I, II e III, da LGPD.
A LGPD é fiscalizada pela ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), suas sanções vão desde advertências com prazo para devida adequação à norma, até a proibição do exercício de atividades que possuam tratamento de dados ou as multas, que podem ser de até 50 milhões de reais por infração.
Mas esses dados podem estar relacionados aos condomínios? A resposta é positiva, pois os condomínios podem ser encarados como micro sociedades de pessoas, as expectativas e impactos de uma legislação no mundo externo podem e certamente terão impacto proporcional na vida da massa condominial.
Sabemos que todo condomínio trata dados pessoais, seja de condôminos, visitantes ou funcionários. Embora esse tratamento de dados não seja feito para fins econômicos, como em uma empresa, o condomínio também tem a obrigação de garantir que o processo esteja de acordo com a LGPD.
Val frisar que qualquer dúvida a respeito da necessidade de adequação dos condomínios foi sanada com uma resolução da ANPD publicada em janeiro de 2022. A norma flexibiliza algumas regras da LGPD para entes privados despersonalizados, caso dos condomínios, ressaltando que a adequação é obrigatória.
Assim, como os condomínios estão expostos cada vez mais a ataques cibernéticos e vazamento de dados, sua massa condominial estará, cada vez mais, preocupada com a proteção dos dados pessoais tratados pelo condomínio. Portanto, se você ainda não se deparou com alguma discussão, direta ou indireta, sobre proteção de dados em seu condomínio, não demorará muito para que alguém venha a suscitar essa questão em alguma assembleia ou em discussões de grupos de whatsapp.
Mas depois de tanto tempo de vigência da lei, ainda é possível existirem dúvidas sobre o assunto quando falamos de condomínios? A resposta é afirmativa.
Na prática, não há dúvidas que diante de um possível vazamento de dados, seja de morador ou funcionário, a LGPD será trazida à discussão, forçando o síndico, corpo diretivo e administradoras a procurar um meio de evidenciar quais foram as providências adotadas para que aquele evento não ocorresse.
Imaginem, de repente, a estrutura administrativa ter que se preocupar com a rastreabilidade de uma informação vazada, ou ainda ser cobrada por um órgão administrativo que investiga a ocorrência de um crime, da apresentação de dados pessoais de um hóspede temporário que contratou a locação pelo Airbnb.
Preocupação como o ambiente onde esses dados serão armazenados, com quem serão compartilhados, como serão compartilhados e se existe, no contrato de trabalho, as cláusulas necessárias a resguardar o condomínio contra eventual alegação de inexistência de consentimento para o tratamento.
Além disso, imaginem a enorme quantidade de dados de moradores que são tratados pelo condomínio. Podemos começar com as mais simples possibilidades de tratamento como a coleta da placa do veículo para cadastramento de TAGS, até a coleta de biometria (dado sensível) de moradores para autorizar sua entrada no condomínio.
Imagine como podemos armazenar, e por quanto tempo podemos armazenar os dados de imagem coletadas pelas câmeras de segurança, ou mesmo se existe o termo legal para que a empresa que oferece o mini mercado colete os dados de imagem na câmera que fica instalada no local.
Mas como será o processo de adequação aos condomínios?
O processo de adequação pode adotar diversas metodologias diferentes.
O primeiro é a fase de diagnóstico. Para que o processo de adequação seja realizado de forma eficaz é mito importante que seja realizado um levantamento profundo e fidedigno de todos os dados que são tratados pelo condomínio, desde a sua coleta até o seu descarte. E aqui é preciso avaliar cada acesso de modo individualizado para entender a importância, necessidade e finalidade de cada uma das informações que são tratadas, então, em geral, precisaríamos:
- Levantar quais dados pessoais são tratados pelo condomínio, incluindo os possíveis dados de condôminos, visitantes e colaboradores;
- Estabelecer a finalidade do tratamento de cada um desses dados, avaliando se a coleta não é excessiva;
- Entender quem de fato precisa ter acesso aos dados, limitando esse acesso ao menor número possível de pessoas;
- Avaliar a segurança envolvendo o armazenamento desses dados, aprimorando-a se for necessário.
- Definir um prazo adequado para o descarte seguro dos dados.
Outro ponto importante é incorporar a proteção de dados ao cotidiano do condomínio. Criar documentos e políticas sobre o assunto, direcionadas a condôminos, colaboradores e visitantes, como por exemplo:
- Acordo de confidencialidade com porteiro, zeladores, seguranças e demais colaboradores;
- Política interna de privacidade, delineando as regras e a finalidade do tratamento de dados de condôminos e funcionários;
- Política externa de privacidade, voltada ao tratamento de dados de visitantes e disponível para consulta;
- Manual para os colaboradores com orientações a respeito da coleta e tratamento de dados pessoais.
Tais documentos poderão servir como forma de esclarecer e orientar a respeito do tratamento de dados, esses documentos e políticas também ajudam a comprovar que o condomínio adota boas práticas de proteção de dados – um fator importante para a adequação à LGPD.
Posteriormente, colocar em prática os processos técnicos de TI que servirão de base para proteger a estrutura de acessos indevidos, oferecendo a rastreabilidade necessária ao efetivo atendimento da legislação.
Portanto, como pode ser observado, a adequação de condomínios à LGPD não é uma tarefa simples. É preciso conhecimento específico e uma análise jurídica cuidadosa para evitar erros e reduzir a chance de multas e ações judiciais.
Uma boa opção para facilitar esse processo é contar com a ajuda de especialistas no assunto, como é o caso do Escritório Rogério Santos Advocacia.
